Wie Du dem Personalmangel im Team auch begegnen kannst

In zahlreichen Branchen sei es im Gesundheitswesen, Handwerk oder öffentlichem Dienst herrscht momentan ein massiver Personalmangel. Wo auch immer ich zurzeit mit Führungskräften und ihren Teams zusammenarbeite, wird schnell deutlich: Es fehlen qualifizierte Mitarbeiter an jeder Ecke. Die Konsequenz daraus: die bestehende Mannschaft leistet Überstunden, Du selbst coverst wo möglich. Und wenn es gar nicht anders geht, werden Bauvorhaben gestoppt, Termine verschoeben, Aufträge abgelehnt.

Kleine und mittelständische Unternehmen leiden unter dem Personalmangel besonders stark. Sie können oft nicht mit den Gehältern der großen Konzerne mithalten – eine Situation, die Unternehmer:innen und Führungskräfte enorm belastet. Neben der schnellen Besetzung offener Stellen müssen sie gleichzeitig verhindern, weitere Arbeitskräfte zu verlieren – eine Herausforderung von gigantischem Ausmaß!

Was dich in diesem Artikel erwartet:

Personalmangel im Team: Krise oder Chance? Auf jeden Fall ein Aufruf zum Handeln!

Ob Teamworkshop oder Führungskräftecoaching – Personalmangel ist derzeit DAS vorherrschende Thema, von dem meine Kund:innen mir erzählen. Die Ursachen für den Mangel an qualifizierten Mitarbeitern sind vielfältig. In jedem Fall wirkt es sich gravierend auf Unternehmen und Gesellschaft zugleich aus und wird zu einem echten Henne-Ei-Problem:

„Weil wir nicht genügend Leute sind, sind die wenigen zu stark belastet und fallen krankheitsbedingt aus.“  

„Um das Business am Laufen zu halten stellen wir Leute ein, denen es an den Basics fehlt. Die erfahrenen Mitarbeitenden müssen ihnen dann on the Job das Wissen vermitteln, obwohl sie schon 150% leisten. Aber wir haben keine Wahl.“  

„Wir erhöhen Gehälter, weil uns die Leute sonst mit Kündigung drohen. Die Personalkosten steigen rapide, aber noch weniger Personal können wir uns nicht leisten.“ 

„Wir versprechen im Vorstellungsgespräch erstmal alles, was die Bewerber:innen sich wünschen, obwohl wir wissen, dass die Realität für sie dann hier anders aussieht.“ 

Es ist verständlich, dass das an vielen Stellen im Unternehmen Frust erzeugt: 

  • Bei den Personalverantwortlichen, die mit viel Aufwand und Budget jeden halbwegs geeigneten Kandidaten einstellen – nur um dann zusehen zu müssen, wie dieser oder diese schon nach kurzer Zeit wieder das Unternehmen verlässt.
  • Bei Führungskräften, weil sie immer weniger qualifizierte Arbeitskräfte zur Verfügung haben und sich von manchen Mitarbeiter:innen schlichtweg erpresst fühlen.
  • Im Team selbst herrscht oft Unzufriedenheit aufgrund der ständigen Fluktuation sowie dem Gefühl von Ungerechtigkeit und Willkür.
  • Auch bei Unternehmer:innen wächst der Ärger angesichts steigender Personalkosten bei gleichzeitig abnehmender Wirtschaftlichkeit.
  • Nicht zuletzt Kund:innen leiden unter fehlender Zuverlässigkeit, Freundlichkeit sowie mangelnder Qualität.

Das Schlimmste: wie so oft in Krisensituationen wird statt gemeinschaftlich nach Lösungen zu suchen und einander verstehen lernen in vielen Unternehmen der Finger aufeinander gezeigt und tiefe Gräben gezogen. 

Nach FEST kommt AB

Man könnte meinen, die Situation sei zumindest für viele Bewerber:innen ein Paradies. Schließlich können sie sich ihre Traumjobs jetzt nach Belieben aussuchen. Doch auch bei ihnen wächst das Gefühl von Frustration. Neue Mitarbeitende berichten mir häufig, dass nach Eintritt ins Unternehmen die große Enttäuschung folgt. Weil Versprechungen nicht eingehalten werden oder weil ihre Qualifikationen bei weitem für den Job nicht ausreichend sind und das schnell zu Konflikten im Team führt. 

Meist enden diese Erfahrungen mit einer Kündigung vor Ablauf der Probezeit. Das kostet Bewerber:innen Lebenszeit und Vertrauen, den Arbeitgeber Einarbeitungszeit und -geld, De-Motivation bestehender MA und oft auch noch eine schlechte Arbeitgeberbewertung. 

Es ist ganz offensichtlich für alle Seiten eine unbefriedigende Situation, die sich aus meiner Sicht weiter verschärfen wird, wenn wir einfach so weiter machen. Und irgendwann ist Schicht im Schacht, wie man hier bei uns im Ruhrgebiet sagt. 

Doch was kannst du in deinem Team tun? 

Hokuspokus, dreimal schwarzer Kater und weg ist das Problem mit dem Personalmangel. Nun, so einfach wird es nicht gehen. Das Thema hat sich sehr lang angekündigt und wird uns in den nächsten Jahren begleiten. Du tust also gut daran, dir eine Strategie zu überlegen, wie du in deinem Team damit umgehst. Ich möchte dich heute vor allem ermutigen und dir ein paar Anregungen geben, wie du der Situation vielleicht etwas gelassener begegnen kannst.

Wenn ich nicht mehr Gehalt bekomme, kündige ich eben!

„Wenn ich nicht mehr Gehalt bekomme, dann gehe ich.“
„Wenn ich nicht endlich auf die Stelle befördert werde, suche ich mir einen anderen Job und erzähle mal, wie es hier wirklich zugeht. Dann bewirbt sich hier nämlich niemand mehr.“  

Den größten Ärger erlebe ich derzeit, wenn Führungskräfte und Unternehmer:innen mir von Mitarbeitenden berichten, die mit Kündigung oder schlechten Bewertungen o.ä. drohen. Ich kann das sehr gut nachvollziehen, denn wer lässt sich schon gern erpressen 

Personalmangel ist ein echtes Dilemma. Einerseits will sich niemand ein solches Verhalten gefallen lassen (für die Generationen Babyboomer und aufwärts ist das vermutlich noch viel befremdlicher als für die etwas jüngeren). Andererseits muss ja das Geschäft weiterlaufen und momentan ist nicht so schnell jemand Neues zu finden. Ergo bespricht man das Für und Wider rauf und runter, wägt ab und beißt am Ende doch in den sauren Apfel. Der oder die Mitarbeiter:in bleibt vorerst. Damit nicht noch mehr Last auf den anderen liegt, damit nicht noch eine Stelle neu besetzt werden muss, damit sich nicht noch ein Projekt erneut verschiebt. 

Diese Situation kostet dich und alle Beteiligten viele schlaflose Nächte. Und es entstehen faule Kompromisse, für die du als Führungskraft einen hohen Preis bezahlst: in Form von Unzufriedenheit beim Rest deines Teams.

Die anderen fühlen sich nicht wertgeschätzt und verstehen nicht, warum du so ein Verhalten akzeptierst – unabhängig davon, wie viel Engagement oder Leistung jemand bringt. Nicht selten führt das dazu, dass diese subjektiv benachteiligten Mitarbeitenden ihren Einsatz anpassen und auf “Dienst nach Vorschrift” umschalten.

Ich erläutere dir die Dynamik gern anhand der folgenden Matrix, welche eine recht gute Einordnung der Leistungsfähigkeit jedes Teammitglieds ermöglicht. Die vertikale Achse zeigt dabei das Ausmaß der Motivation und auf der horizontalen werden die Fertigkeiten dargestellt, die zur Erfüllung bestimmter Aufgaben erforderlich sind.

Hand aufs Herz, du wünschst dir doch sicher auch viele Superhelden, oder Superheldinnen für dein Unternehmen oder dein Team? Stets höchste Motivation, gepaart mit Kompetenz und einem hohen Grad an Belastungsfähigkeit. Die Realität in Teams sieht oft anders aus – und das muss auch nicht zwangsläufig schlecht sein. Diversität innerhalb von Arbeitsgruppen ist normal sowie fruchtbar. Das gilt auch für den Reifegrad des Teams und ist allein durch das Kommen und Gehen der Menschen in Organisationen bedingt.

Wenn neue Kolleg:innen zum Team stoßen, bringen sie meist eine große Portion Enthusiasmus mit – jedoch fehlen ihnen oftmals noch Kenntnisse über Abläufe oder Details im Unternehmen selbst. Eine effektive Einarbeitung sowie regelmäßiger Austausch mit erfahreneren Mitarbeiter:innen ermöglichen es ihnen, ihre fachlichen Qualifikationen schnell weiterzuentwickeln.

Auf der anderen Seite gibt es Mitglieder in deinem Team, welche bereits sehr erfahren sind und Aufgaben spielend bewältigen können. Sie befinden sich möglicherweise schon am Ende ihrer Karriereleiter, wodurch ihr Antrieb abnimmt. Es bietet sich an, diese Mitarbeitenden für eine Mentoring-Rolle zu begeistern. Was für ein Gewinn, wenn diese erfahrenen Leute jüngeren noch weniger erfahrenen Mitarbeitenden zur Seite stehen.

Die größte Herausforderung stellen meist diejenigen Mitglieder im Team dar, die wenig kompetent und darüber hinaus wenig motiviert sind, daran etwas zu ändern. Die sich nicht mehr weiterentwickeln können oder wollen. Oft kosten sie Führungskräfte die meiste Energie, weil sie durch ihre problemorientierte Haltung die Stimmung im gesamten Team herunterreißen

In Zeiten von Personalmangel ist es verlockend, im “Alle-Mitnehmen-Wollen” nichts unversucht zu lassen oder die Eskalation von Konflikten mit anderen im Team zu vermeiden. Dadurch konzentrieren wir uns stark auf die Kolleg:innen im linken unteren Quadranten. Obwohl wir unsere Aufmerksamkeit und Zeit in die Entwicklung und Wertschätzung der anderen investieren sollten. Denn auf Dauer verlassen uns die guten Mitarbeitenden, wenn sie sich vernachlässigt fühlen und ständig die Defizite der „kein-Bock-Fraktion“ kompensieren müssen. 

Meine erste Idee, dem Personalmangel wirkungsvoll entgegen zu wirken ist also, Erpressungsversuche abzuwehren und den Fokus vor allem auf jene Kolleginnen und Kollegen zu legen, deren Leistungen besonders herausragend sind. Wir sollten ihnen unsere volle Anerkennung schenken sowie ihre Entwicklung fördern – sei es durch regelmäßige Feedbackgespräche oder auch Einbindung bei wichtigen Entscheidungen.

Indem wir so eine Kultur der Wertschätzung etablieren, können wir sicherstellen, dass gute Mitarbeitende nicht nur bleiben, sondern sogar noch besser werden – ein Gewinn für das gesamte Unternehmen!

Mitarbeiter halten oder gehen lassen? Wenn der Preis zu hoch wird…

Bleiben wir bei den faulen Kompromissen. Wie weit bist Du bereit zu gehen, um einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zu halten? Was ist es Dir wert und welche Konsequenzen hat deine Entscheidung letztlich wirklich? 

In Zeiten des Mangels sind wir eher bereit, Zugeständnisse zu machen, so auch beim Personalmangel. Wenn der Druck nur hoch genug ist, drücken wir hier und da ein Auge mehr zu und sehen über Dinge hinweg, die wir unter normalen Umständen nicht bereit wären, zu akzeptieren. Meist rächt sich das. 

Wann immer ich in meiner eigenen Führungslaufbahn ein ungutes Gefühl bei einem Teammitglied hatte und entgegen diesem Gefühl noch eine weitere Chance und noch eine weitere zugestanden habe – schlußendlich lief es doch immer auf eine Trennung hinaus. Nur haben diese weiteren Chancen stets unnötig viel Zeit, Geld und Energie gekostet. Und leider manchmal die Zusammenarbeit mit geschätzten Kolleg:innen, die statt mir eine Entscheidung für sich selbst getroffen und gekündigt haben.  

Diese Erfahrungen haben mich gelehrt, meiner Intuition zu folgen und frühzeitig mit großer Transparenz die Reißleine zu ziehen. Diese Klarheit und Konsequenz hat sich mehr als gelohnt. Für alle anderen wurde einmal mehr deutlich, was die Erwartungen sind, dass sich Engagement lohnt und vereinbarte Regeln verbindlich für alle gelten, dass es fair zugeht und jede:r im Team etwas zur Zielerreichung beitragen muss. Das hat das Teamgefügte gestärkt, so dass Engpässe während der Suche nach Ersatz recht entspannt und akzeptiert überbrückt werden konnten.  

Meine zweite, vielleicht etwas paradoxe Empfehlung in Zeiten von Personalmangel, lautet also: lieber eine Ende mit Schrecken also ein Schrecken ohne Ende. Eine Zusammenarbeit aufrecht zu erhalten, obwohl weder Motivation noch Fähigkeiten im erwarteten Maße vorhanden sind, kostet die Zufriedenheit im Rest des Teams und bringt Dir am Ende nichts als Ärger.

Wenn du zuviel versprichst, wirst du enttäuschen.

Unter dem Druck des Personalmangels sind wir verleitet, mehr zu versprechen, als wir halten können. Ich habe den Eindruck, die Liste der Benefits in den Stellenanzeigen wird immer länger. Führungskräfte berichten mir immer wieder, dass entweder HR oder sie selbst nicht zuletzt im Bewerbungsgespräch unrealistische Zusagen machen. Gleitzeit, reines Homeoffice? “Das gibt es bei uns eigentlich so nicht, aber das kriegen wir dann schon irgendwie hin.“ Das Motto lautet: Hauptsache, der Kandidat oder die Kandidatin unterschreibt.  

Im besten Fall merken das die Bewerber sofort und entscheiden sich anders. Denn anderenfalls kann dieses Aufhübschen ganz schön teuer werden. Stell Dir vor, Dein frisch gewonnenes Teammitglied startet voller Elan und erwähnt ganz beiläufig die großzügigen Zusagen im Gespräch an der Kaffeemaschine. Oder postet den neuen Job mit den fantastischen Rahmenbedingungen auf Insta. Ich würde sagen, dann hast Du ein Thema in Deinem Team. Und außerdem bei Deinem Neuzugang, der die Irritation registriert und seinen ersten Tag vielleicht gar nicht erst antritt. Achso, und gleich noch auf Kununu bekannt gibt, was in Deinem Unternehmen da nicht stimmt. 

Oder es startet jemand voll motiviert, hängt sich so richtig rein und schlägt im ersten Feedbackgespräch bei der Nachfrage zum zugesagten Benefit in der Realität auf. Den Vertrauensverlust wegen dieser Enttäuschung kannst Du gar nicht wieder gutmachen. Du bekommst die Kündigung wahrscheinlich noch am gleichen Tag und die bereits investierte Einarbeitungszeit war für die Katz. Bitter! 

Meine dritte Empfehlung lautet: erzählt von Euch und was Ihr habt, aber seid realistisch und authentisch! In meiner Arbeit darf ich viele unglaublich tolle Teams kennenlernen. Die meisten haben wirklich spannende Geschichten zu erzählen. Über ihre gemeinsame Mission und Vision, über die verschiedenen Persönlichkeiten und Interessen, über ihre Zusammenarbeit, was sie schon erreicht, erlebt und wie sie sich gemeinsam entwickelt haben. Ist es nicht eher das, was die passenden Menschen anzieht und motiviert, bei Euch mitzumachen als der frische Obstkorb und das Jobrad? Damit lockt Ihr heute niemanden mehr hinter dem Ofen hervor. Mit Euren Herzensangelegenheiten und außergewöhnlichen Geschichten schon. Mach sie Dir mal wieder bewusst, sei stolz darauf und erzähl davon! Dann finden Dich und Dein Team genau die Menschen, die zu Euch und Euren Themen passen. 

Bei Personalmangel mehr vom selben oder mein Business mutig neu denken?

Im Angesicht des Personalmangels sind Unternehmen gezwungen, sich mit der Frage auseinanderzusetzen, ob sie weiterhin auf demselben Kurs fahren sollen oder ob es an der Zeit ist, mutig neue Wege einzuschlagen.  

Wer einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.

Für manche Unternehmen ist die Zuspitzung der Lage eine große Chance, ihr bisheriges Tun zu hinterfragen und ihr Business neu zu denken. Vielleicht liegt die Lösung des Personalmangels dann nicht oder nicht nur in der Besetzung vakanter Stellen, sondern eröffnet Raum für das Redesign überholter Prozesse und Strukturen. Vielleicht sogar für ganz neue, schlankere Geschäftsmodelle. Aus Krisen entstehen ja bekanntlich auch Chancen. Das setzt bei den Führungskräften und in ihren Teams Mut voraus. Mut, unbequeme Fragen zu stellen, Neues auszuprobieren, Risiken einzugehen, alte Zöpfe abzuschneiden. 

Vielleicht entstehen spannende Kooperationen mit Partnerunternehmen oder heutigen Konkurrenten. Vielleicht denkt Ihr über Unternehmensgrenzen hinaus in Richtung Zusammenarbeit mit virtuellen Expert:innen. 

Die Digitalisierung eröffnet uns darüber hinaus weitere neue Möglichkeiten. Vielleicht kann der:die neue Kolleg:in mit dem schönen Namenskürzel K.I. an der ein oder anderen Stelle wirkungsvoll unterstützen. Und nach einer Zeit des Onboardings und näheren Kennenlernens der Fähigkeiten und Stärken findet Ihr heraus, was Euch dieses digitale Teammitglied noch so alles abnehmen kann.

Es geht darum, anders an die Fragestellungen heranzugehen, alte Denkmuster zu durchbrechen und sich auf bisher unbekanntes Terrain vorzuwagen.  

Mein nächster Impuls: Mach nicht einfach mehr vom selben! Personalmangel lässt sich auch durch Innovationen begegnen, treibe sie mutig voran. Vielleicht kommt Ihr dabei unrentable Bereiche auf die Schliche oder entwickelt völlig neue Bedarfe eurer Kunden? Sprengt Grenzen, statt in ihnen gefangen zu sein!

Kontinuierlich finden und binden - das eine tun, ohne das andere zu lassen.

Die Bedeutung von Arbeit hat sich gerade für junge Menschen in der westlichen Welt stark verändert. Sie ist EINE Zutat im Rezept für ein erfülltes Leben. Aber eben nur eine.

Anders als bei den Generationen davor geht es nicht mehr um Broterwerb um jeden Preis. Für viele Menschen geht es vor allem darum, zu fairen und auf Lebensqualität einzahlenden Rahmenbedingungen einen sinnvollen Beitrag leisten zu können. Und das ist für jeden Menschen individuell verschieden.

Individualität spielt für uns nicht nur als Konsumenten, sondern auch in der Rolle als Mit-Arbeitende eine immer wichtigere Rolle. Wir wollen nicht in der Masse untergehen, sondern als Individuum mit unseren persönlichen Fähigkeiten und Bedürfnissen wahrgenommen werden. Dafür müssen Führungskräfte nah dran sein an ihren Leuten, echtes Interesse zeigen und die individuelle Entwicklung als gemeinsames Ziel der Zusammenarbeit wirklich wollen.

Das fängt beim Rekruiting an. Damit meine ich nicht Stellenanzeigen schalten und Bewerbungsgespräche führen. Als potentielle Mitarbeitende möchte ich wissen, wer bereits in deinem Unternehmen arbeiten. Aus den Geschichten, die sie erzählen möchte ich erfahren, was ich von ihnen lernen kann, wie sie die Zusammenarbeit mit deinem Unternehmen erleben und wie sie sich bei dir weiterentwickeln können. 

Diese Fragen beantwortest du am besten durch zufriedene Mitarbeiter:innen – damit kreierst du den perfekten Kreislauf aus Finden & Binden hoch qualifizierten Personals.

Mein Fazit: Personalmangel ist schmerzhaft. Womöglich sind es Wachstumsschmerzen.

Der Mangel an qualifiziertem Personal stellt uns momentan vor große Herausforderungen. In keiner Branche oder Unternehmensgröße bleibt er unerkannt und verdeutlicht Schwachstellen, die nicht durch Digitalisierung allein behoben werden können. Es wird klar, dass ohne engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein reibungsloser Betrieb nicht gewährleistet ist.

Vielleicht kann der Personalmangel jedoch auch als Chance betrachtet werden – eine Möglichkeit für Unternehmen sich zu beweisen und unter Beweis zu stellen, dass sie bereit sind, in Arbeitsbedingungen sowie angemessene Bezahlung ihrer Angestellten zu investieren. Vielleicht ist er eine Gelegenheit, um sicherzustellen, dass Familien- und Berufsleben vereinbar und unsere Gesellschaft tatsächlich offen und chancengleich agiert. 

Abstriche bei unserem professionellen Anspruch an qualifizierte, engagierte Fachkräfte zu machen, darf aus meiner Sicht nicht die Antwort auf den Personalmangel sein. Damit verlieren du und dein Unternehmen an Attraktivität für genau diese wichtigen Leistunngsträger. Lass uns stattdessen allerorts für lebenswerte Arbeitsbedingungen sorgen und daran arbeiten, dass jeder Mensch gleichermaßen Zugang hat, um seine beruflichen Träume zu verwirklichen – ungeachtet seines Geschlechts, seines Alters, seiner Familiensituation, seiner Herkunft oder seines Glaubens. 

Oder wie Microsoft auf seiner Webseite betont: Jeder Einzelne zählt! Alle Menschen müssen mit einbezogen sein, denn jede einzelne Person spielt ihre Rolle im großen Ganzen.

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